ღონისძიებების პორტალი
29.12.2017
როგორ გავუკეთოთ ღონისძიებას ორგანიზება (I ნაწილი)

ივენთ მენეჯმენტი - შესანიშნავი გამოცდილებაა, მიუხედავად იმისა, თქვენი საკუთარი ღონისძიება, წვეულება, კორპორატიული შეხვედრა, ქორწილი, თუ სხვა ფორმატია. ივენთ მენეჯმენტი საკმაოდ რთული საქმეა, თუმცა ამასთან ერთად ძალიან საინტერესო. დაბადების დღის, იუბილეს ან სხვა ღონისძიების ორგანიზებით თქვენ ეხმარებით ადამიანებს სრულად ჩართულნი იყვნენ პროცესში, რისთვისაც ისინი აუცილებლად გეტყვიან მადლობას. ამ სტატიაში განვიხილავთ ყველაფერს დეტალურად და ერთგვარი სახელმძღვანელოც კი შეიძლება გამოდგეს ბევრი დამწყები ივენთ მენეჯერისთვის.  

1. კონცეფციის შემუშავება
გაარკვიეთ თქვენი მიზნები და დავალებები. ძალიან მშრალად ჟღერს, თუმცა თქვენ ყველაფრის ჩაწერა მოგიწევთ, რათა ზუსტად იცოდეთ დაწესებულების ფართი, ბიუჯეტი, ღონისძიების სტილი, სტუმრების რაოდენობა და როგორ ავიყვანოთ მომსახურე პერსონალი. საბოლოოდ რა შედეგზე ხართ ორიენტირებული? მთლიანობაში რა უნდა გამოვიდეს?

  • დავალებების გარკვევის შემდეგ (ღონისძიების ჩატარება, ფანდრაიზინგი, განათლება, გაყიდვები, სპეც-შემოთავაზებები ან სხვ.) დაფიქრდით თქვენი მოქმედებების მიზეზებზე. საკუთარი თავის მოტივაციის ცოდნამ შეიძლება ხელი შეგიწყოთ კონცენტრირებულობასა და ენერგიულობაში.
  • რამდენიმე მიზნის არსებობამ შესაძლოა ხელი შეგიწყოთ მიმართულების ამოცნობაში, საითკენაც უნდა იმოძრავოთ. იმ მიზნის მიღწევა შეუძლებელია, რომელიც მიზნად არ დაგისახავთ!


2. განსაზღვრეთ ღონისძიების ჩატარების თარიღი და დრო
თარიღისა და დროის განსაზღვრა ღონისძიების დაგეგმვის პროცესში ერთ-ერთი ყველაზე მნიშვნელოვანი ფაქტორია. თუ თქვენ იმ თარიღს მიუთითებთ, რომელ რიცხვშიც ვერავინ ვერ შეძლებს მოსვლას, უკვე მნიშვნელობა აღარ ექნება რამდენად კარგი ღონისძიება გქონდათ დაგეგმილი ან ჩაატარეთ. თარიღის განსაზღვრისას აუცილებლად გაითვალისწინეთ, რომ მოსაწვევების დაგზავნა უნდა მოახდინოთ დროულად. თუ თქვენი ღონისძიების მოსაწვევებს სტუმრებს ძალიან ადრე დაუგზავნით, მათ თქვენი ღონისძიება დაავიწყდებათ, ხოლო თუ გვიან გაუგზავნით შესაძლოა თქვენს სტუმარს უკვე ჰქონდეს ამ დღეს გეგმები და ვერ შეძლოს მოსვლა.

  • იდეალურ შემთხვევაში - ღონისძიების ჩატარების თარიღი უნდა მიუთითოთ ღონისძიების ჩატარებამდე 2 კვირით ადრე. ეს არის იდეალური პერიოდი, რათა ერთის მხრივ არ დაგვავიწყდეს ღონისძიება და მეორეს მხრივ, მოწვეულმა სტუმრებმა წინასწარ თადარიგი დაიჭირონ და ამ დღეს სხვა არაფერი დაგეგმონ. თქვენ როგორც ორგანიზატორს 2 კვირიანი ვადა გაქვთ, რათა  მოწვეულ სტუმრებს რამდენჯერმე შეახსენოთ თქვენი ღონისძიების შესახებ. ასე რომ, დაიწყეთ ღონისძიებისთვის მზადება რამდენიმე კვირით ადრე.


3. აირჩიეთ დაწესებულება, სადაც გამართავთ ღონისძიებას
ახლა უკვე, როდესაც თქვენ ზუსტი წარმოდგენა გაქვთ, იმის შესახებ, თუ რა და როდის უნდა გააკეთოთ, დრო გაქვთ იფიქროთ დაწესებულებაზე, სადაც ჩაატარებთ ღონისძიებას. შეათანხმოთ ადმინისტრაციასთან თარიღი და ღონისძიების თემა. რა ტიპის შენობა-ნაგებობა გესაჭიროებათ და როგორ მოაწყობთ მას? სტუმრები ერთ მწრიკვში ისხდებიან? მაგიდებთან თუ შესაძლოა ბაღში პუფებში? ამინდი არ შეგიქმნით პრობლემას? უნდა იყოს თუ არა გამოყოფილი ე.წ საცეკვაო ადგილი, ტრიბუნა გამომსვლელებისთვის, მიკროფონი? თუ ასეა მაშინ თქვენ უბრალოდ გჭირდებათ დიდი დარბაზის მოძებნა.

  • ყველაზე ოპტიმალური ვარიანტია თავად ესტუმროდ იმ დაწესებულებას, სადაც აპირებთ ღონისძიების ჩატარებას და ადგილზევე გააკეთოთ განლაგების გრაფიკი. საწყისად, ასეთი რუკა შესაძლოა სამხედრო მოქმედებების გეგმად მოგეჩვენოთ, თუმცა ეს საშუალებას მოგცემთ გარკვეული მონახაზი გააკეთოთ. გამოყოთ სერვისის ზონა, ფურშეტის მაგიდები, სერვისის ფარული ზონა, სათადარიგო შემოსასვლელი, საიდანაც შემოიტანთ თქვენს მთელ ტექნიკას. აუცილებელია ასევე მონიშნოთ სად იქნება განთავსებული კვების წყარო (არსებობის შემთხვევაში), კარგი იქნება, თუ რთული ტექნიკას, ისეთი როგორიცაა მაცივარი, ყინულის დასამზადებელი აპარატი და სხვ. თავს კვების წყაროსთან მოუყრით, რომელიც დაცული უნდა იყოს გარე ზეგავლენისგან.
  • თქვენი ღონისძიების ჩასატარებლად გჭირდებათ ადგილობრივი გამგეობისგან ნებართვა? ხშირ შემთხვევებში თქვენ დაგჭირდებათ ნებართვა ალკოჰოლურ სასმელებზე, იმ შემთხვევაში, თუ ხმაურიან წვეულებას გეგმავთ, ან საპარკო ზონა გაქვთ არჩეული მის გასამართად.


4, აირჩიეთ იმ სტუმართა რაოდენობა, რომელთა მოწვევასაც აპირებთ
პირველ რიგში დაიწყეთ იმის განსაზღვრა თუ რა რაოდენობის სტრუმრებს ეყოფა თქვენი ბიუჯეტი. ზოგიერთ ღონისძიებას ესაჭიროება სია ან ბილეთები, ამიტომ ამგვარი ღონისძიებების დაგეგმვა უფრო ადვილია, თუმცა ძალიან ბევრ ღონისძიებაზე უშვებენ დაგვიანებულ სტუმრებს ან ისეთ სპეციალურ სტუმრებს, როგორებიც არიან ბავშვები, პარტნიორები ან მეგობრები. რაც მთავარია, გაითვალისწინეთ, რომ რაც უფრო მეტი სტუმარი გყავთ, მით მეტი მომსახურე პერსონალი დაგჭირდებათ!

  • იმდენად რამდენადაც ეს შეიძლება ლოგიკურ პრობლემად გადაიქცეს აუცილებლად მოძებნეთ ცალკე ოთახი მომსახურე პერსონალისთვის
  • ასევე მიღებული ფორმაა, როდესაც მეგობრების მეგობრებს იწვევენ ღონისძიებაზე, რაც საბოლოო ჯამში გვაძლევს შედეგს „მოსალოდნელია 150 სტუმარი!“


5. განსაზღვრეთ ბიუჯეტი
საბედნიეროთ თქვენ გყავთ რამდენიმე ადამიანი, ვისაც შეგიძლიათ დაათვლევინოთ ღონისძიების ბიუჯეტი. უნდა გადაიხადოთ თუ არა პესონალს ანაზღაურება? დაწესებულების ქირის საფასური? საკვებისა და სასმელის მოტანის საფასური? მოსაწვევებისა და ბუკეტების საფასური? განსაზღვრეთ ღონისძიების ჩატარებისთვის აუცილებელი თანხა. თქვენ ნამდვილად არ მოგინდებათ წყალში გადაყაროთ ფული და ამასთან ერთად ვერ მიიღოთ სასურველი ეფექტი.

  • ღონისძიების ჩასატარებლად შესაძლოა თქვენ მოიპოვოთ სპონსორის დაფინანსება, ან ფულადი დახმარებები, თუმცა უმეტეს შემთხვევაში შესაძლოა ეს ვერ მოახერხოთ. დამატებითი ფულადი სახსრების შემოდინებას თუ არ ელით, მოგიწევთ დასასრულისთვის ხარჯების კორექტირება, რათა ჩაეტიოთ ბიუჯეტში. ოფიციანტების მაგივრად შესაძლოა მოაწყოთ ფურშეტი, თუმცა მიუხედავად პერსონალზე უარის თქმისა თქვენ მაინც დაგჭირდებათ მაცივარი და მადუღარა. დაქირავებული ფოტოგრაფის ნაცვლად შესაძლოა თქვენ გადაიღოთ სურათები. ყოველთვის იყავით მოხერხებულები და გამომგონებლები, როდესაც ეს აუცილებელი გახდება!


6. შეარჩიეთ გუნდი
წინასწარ დაიწყეთ გუნდის შერჩევაზე ზრუნვა, მიუხედავად იმისა თქვენი გუნდის წევრები იქნებიან თქვენი მეგობრები, თუ ოჯახის წევრები, რათა დროულად მოახდინოთ მათი სამოქმედო ჯგუფებად დაყოფა და თითოეულ ჯგუფს მისცეთ კონკრეტული დავალება. ეს პუნქტი მეტან მნიშვნელოვანია, თუ თქვენ ჯერ კიდევ არ ხართ გამოცდილი ორგანიზატორი. უმეტეს შემთხვევაში წარმატებული ივენთ მენეჯმენტი გახლავთ ისტორია იმის შესახებ, თუ როგორ მოვახდინოთ ადამიანთა ჯგუფების სწორად ორგანიზება, მივცეთ კონკრეტული დავალებები და დარწმუნებული ვიყოთ, რომ ადამიანებს კარგად ესმით რას მოელით თქვენ მათგან.

  • თქვენს გუნდს უბრალოდ დასჭირდება დამატებითი კონტროლი, რადგან თქვენ ისინი სტუმრების მომსახურებისთვის დაიქირავეთ. დროულად მიეცით გუნდს დავალებები. ეცადეთ რამდენიმე ადამიანი თადარიგში გყავდეთ, ისინი აუცილებლად დაგჭირდებიან ღონისძიების მიმდინარეობისას.


7. შეადგინეთ გეგმა
არაფერი გაუთვალისწინებელი არ მოხდება, თუ გეცოდინებათ, რომ ყველაფერი გეგმის მიხედვით მიდის. როდის გამოდის სიტყვით წამყვანი? იქნება თუ არა გასართობი პროგრამა ან პრეზენტაცია, რომელიც ძირითად პროგრამაში აუცილებლად უნდა გაითვალისწინოთ. ასევე რა დროს დაუთმობთ სტუმრებისთვის ფურშეტს? ღონისძიების დღისთვის ეცადეთ მოამზადოთ მაქსიმალურად დეტალური ღონისძიების გეგმა.

  • ყოველთვის დაიტოვეთ თავისუფალი სივრცე. მიუხედავად იმისა, თუ რამდენად იდეალური და სრულყოფილია თქვენი გეგმა, გახსოვდეთ, რომ არცერთი ღონისძიება არ მიყვება ზუსტად გეგმას. სტუმრები აგვიანებენ, წამყვანი იმ დროზე მეტს საუბრობს, ვიდრე უნდა ესაუბრა, წინასწარ დანომრილ ადგილებზე სტუმრები მათთვის განკუთვნილ მაგიდებთან არ სხდებიან. მთლიანობაში თქვენ უბრალოდ გჭირდებათ კარგი იდეა იმის შესახებ, თუ რა როგორ იქნება. გახსოვდეთ, რომ თქვენ ხართ ორგანიზატორი, თქვენს მიერ შედგენილ გეგმას არ ამოწმებს არცერთი უმაღლესი ინსტანცია, ამიტომ ნუ იქნებით ზედმეტად დაძაბული!

ასევე მოგეწონებათ

21.01.2018
რა მნიშვნელობა აქვს ინფორმაციის თემატურ ვებ-გვერდზე განთავსებას?!
ბევრისთვის ცნობილია, რომ ინტერნეტში ინფორმაციის განთავსება ერთ-ერთი ყველაზე კარგი საშუალებაა გაყიდოთ ან გააპიაროთ თქვენი: სერვისი, პროდუქცია, მომსახურება და სხვ. ინფორმაციის განთავსებისას აუცილებელია გავითვალისწინოთ რამდენიმე მნიშვნელოვანი ფაქტორი, რომელთა შორის ერთ-ერთი ყველაზე მთავარია...
დაწვრილებით...
23.04.2018
ინტერნეტ მარკეტინგი და მისი როლი ბიზნესში
ნებისმიერი ბიზნესისთვის საკუთარი ვებ-გვერდის არსებობა ძალიან მნიშვნელოვანია. ეფექტურად მომუშავე ვებ-გვერდი დადებითად მოქმედებს გაყიდვების ოდენობაზე და კონკურენტებს შორის ამყარებს მის პოზიციებს. სწორედ ამიტომ ინტერნეტ მარკეტინგისა და სხვადასხვა მარკეტინგული სტრატეგიები ხშირ შემთხვევაში...
დაწვრილებით...